KI im Treuhandbüro – wo sie heute hilft und wo nicht

Wo die Zeit hingeht

Vor dem Jahresabschluss und vor den Fristen für die Steuererklärungen häuft sich in Treuhand- und Steuerbüros die Arbeit. Dazu gehört viel Vorarbeit: E-Mails lesen und zuordnen, Anhänge ablegen, Belege abtippen, fehlende Unterlagen nachfragen und dieselben Fragen immer wieder beantworten. Hier helfen zwei Dinge. Automatisierung heisst, dass ein Ablauf nach festen Regeln von selbst läuft. KI kommt dazu, wo Inhalte gelesen und eingeordnet werden müssen, die nicht immer gleich aussehen, etwa frei formulierte E-Mails oder unterschiedlich gestaltete Rechnungen.

Wo KI und Automatisierung heute helfen

Eingehende Mandanten-E-Mails

Ein Ablauf liest neue Nachrichten im gemeinsamen Postfach, erkennt die Art des Anliegens, etwa Belege, Rückfragen oder Gesuche um Fristerstreckung, und ordnet sie dem richtigen Mandat und der zuständigen Person zu. Anhänge landen im Mandantenordner, und wer geschrieben hat, erhält eine Eingangsbestätigung mit Standardtext. Was der Ablauf nicht sicher zuordnen kann, geht an eine Person.

Belege und Dokumente

KI liest aus Rechnungen und Quittungen Lieferant, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Zahlungsangaben aus und bereitet sie für die Buchhaltungssoftware auf. Nicht alles braucht dafür KI: Bei einer QR-Rechnung stecken die Zahlungsinformationen bereits in digitaler Form im Swiss QR Code und lassen sich direkt auslesen. Gängige Schweizer Buchhaltungslösungen bieten Schnittstellen oder Importformate; ob und wie sich Ihre Software anbinden lässt, prüfen wir im Einzelfall. Ein Buchungsvorschlag bleibt ein Vorschlag, bis eine Fachperson ihn freigibt.

Unterlagen einfordern und erinnern

Für Jahresabschluss und Steuererklärung führt das System pro Mandat eine Liste der erwarteten Unterlagen und hält fest, was bereits eingegangen ist. Daraus entstehen persönliche Erinnerungen, die eine Person nur noch prüft und freigibt. Der Stand ist jederzeit sichtbar, statt über einzelne Postfächer verteilt.

Standardantworten vorbereiten

Viele Anfragen wiederholen sich, etwa welche Unterlagen für die Steuererklärung nötig sind. KI entwirft Antworten auf Basis Ihrer eigenen Vorlagen und legt sie als Entwurf im Postfach ab. Versendet wird erst, wenn eine Person den Entwurf geprüft hat.

Internes Wissen

Ein Wissensassistent beantwortet Fragen der Mitarbeitenden aus Ihren eigenen Richtlinien, Checklisten und Vorlagen und nennt zu jeder Antwort die Quelle, damit sie sich nachprüfen lässt. Er sollte nur auf freigegebene Dokumente zugreifen und bestehende Zugriffsrechte respektieren. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, prüft dafür auch Microsoft Copilot; siehe Microsoft Copilot einführen.

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro lässt die Nachrichten im gemeinsamen Postfach mit n8n vorsortieren. Erkennt der Ablauf einen Beleg, legt er den Anhang im Mandantenordner ab und schreibt die ausgelesenen Daten in eine Liste zur Prüfung. Auf eine Rückfrage entsteht ein Antwortentwurf in Outlook. Die zuständige Person sieht am Morgen, was neu ist, korrigiert, wo nötig, und gibt frei.

Was KI nicht kann

• KI ersetzt kein fachliches Urteil: Steuerliche Beurteilung, Beratung und die Verantwortung für Abschlüsse bleiben bei Ihren Fachleuten.
• KI macht Fehler. Sie verliest Beträge, ordnet Belege falsch zu oder formuliert plausibel klingende, aber falsche Aussagen; man spricht von Halluzinationen.
• KI arbeitet nicht immer gleich: Dieselbe Eingabe kann unterschiedliche Ergebnisse liefern. Wo feste Regeln genügen, sind sie die bessere Wahl.
• KI kennt den Kontext nicht, den Ihre Mitarbeitenden kennen: Absprachen am Telefon, die Vorgeschichte eines Mandats, die Lage einer Familie.
• KI braucht Kontrollen: Plausibilitätsprüfungen, etwa ob Netto, Mehrwertsteuer und Brutto zusammenpassen, dazu Stichproben und klare Zuständigkeiten.

Grundsätze für den Einsatz

Eine Person entscheidet

Alles, was an Mandanten geht oder in die Bücher einfliesst, gibt eine Fachperson frei. Technisch lässt sich das sauber abbilden: In n8n wartet ein Ablauf zum Beispiel mit der Funktion «Send and Wait for Response» auf eine Freigabe per Outlook oder Teams-Chat, bevor er weiterläuft.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Mandantendaten sind vertraulich, und Steuerunterlagen enthalten oft besonders schützenswerte Personendaten im Sinn des Datenschutzgesetzes, etwa Angaben zu Krankheitskosten oder zur Konfession. Das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG) gilt seit dem 1. September 2023, und der EDÖB hält fest, dass es auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist. Wir geben keine Rechtsberatung, aber diese Punkte sollten Sie vor dem Start klären:

• Eine Bearbeitung durch einen Dienstleister ist nur zulässig, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht sie verbietet (Art. 9 DSG).
• Zieht der Dienstleister weitere Unterauftragnehmer bei? Das setzt Ihre vorgängige Genehmigung voraus (Art. 9 Abs. 3 DSG).
• Gelangen Personendaten ins Ausland, und ist der Schutz dort angemessen oder vertraglich abgesichert (Art. 16 DSG)?
• Braucht es eine Datenschutz-Folgenabschätzung? Das DSG verlangt sie bei hohem Risiko, namentlich bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten (Art. 22 DSG).
• Decken Ihre Datenschutzerklärung und Ihre Mandatsbedingungen den Einsatz von KI ab?

Mandantendaten gehören nicht in frei verfügbare Chat-Dienste, deren Bedingungen Sie nicht geprüft haben.

Wissen, wo die Daten verarbeitet werden

Ein Ablauf führt über mehrere Stationen: Postfach, Automatisierungsplattform, KI-Modell, Ablage und Buchhaltungssoftware. Für jede Station sollten Sie wissen, wo sie läuft und wer Zugriff hat. Eine Plattform wie n8n lässt sich zum Beispiel in Ihrem eigenen Azure-Abonnement in der Region Switzerland North betreiben. Beim KI-Modell hängt der Verarbeitungsort vom Anbieter und vom Bereitstellungstyp ab; mehr dazu im Beitrag KI mit Datenstandort Schweiz.

Protokollieren

Halten Sie fest, was eingegangen ist, was die KI vorgeschlagen hat, wer freigegeben hat und was versendet oder gebucht wurde. So lassen sich Fehler nachvollziehen und Rückfragen beantworten. Legen Sie die Aufbewahrung bewusst fest: Eine selbst betriebene n8n-Instanz löscht abgeschlossene Ausführungen standardmässig nach höchstens 14 Tagen, was für ein Prüfprotokoll zu kurz sein kann. Gleichzeitig sollte ein Protokoll nicht mehr Personendaten enthalten als nötig.

Klein anfangen und messen

Wählen Sie einen Prozess, erfassen Sie vorher den Ist-Zustand und vergleichen Sie danach. Messgrössen sind etwa die Zeit pro Fall, die Zahl der Fälle, die doch eine Person bearbeiten musste, und die Korrekturen an KI-Vorschlägen. Erst mit diesen Zahlen lässt sich entscheiden, ob sich ein Ausbau lohnt.

So gehen Sie vor

1. Wählen Sie einen Prozess, der häufig vorkommt, klaren Regeln folgt und ein eindeutiges Ergebnis hat, zum Beispiel das Zuordnen eingehender Mandanten-E-Mails.
2. Erfassen Sie während zwei Wochen den Ist-Zustand: Menge, Zeitaufwand und typische Fehler.
3. Klären Sie Datenschutz und Vertraulichkeit: Datenarten, Verarbeitungsorte, Verträge mit Dienstleistern, Geheimhaltungspflichten und den Bedarf einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
4. Legen Sie die Kontrollpunkte fest: wo eine Person freigibt und was das System nie allein tun darf, etwa an Mandanten senden oder buchen.
5. Setzen Sie einen Pilot mit begrenztem Umfang um, zum Beispiel für ein Team oder einen Teil der Mandate, und protokollieren Sie jeden Schritt.
6. Werten Sie den Pilot aus und entscheiden Sie dann: ausbauen, anpassen oder stoppen.

Wir begleiten Sie vom ersten Prozess bis zum laufenden Betrieb – mehr dazu unter KI & Automatisierung. Wo KI in Ihrem Büro den grössten Nutzen bringt, zeigt eine KI-Potenzialanalyse. Welches Werkzeug sich für welchen Ablauf eignet, erklärt unser Beitrag n8n oder Power Automate. Für ein erstes Gespräch über Ihren Prozess erreichen Sie uns über die Kontaktseite.