KI & Automatisierung
n8n oder Power Automate – welches Werkzeug für welche Aufgabe?
n8n oder Power Automate? Stärken, Grenzen, Lizenzen, Datenstandort und KI im Vergleich, mit Entscheidungshilfe für KMU mit Microsoft 365 und weiterer Software.
Zwei Werkzeuge, zwei Ansätze
Power Automate
Power Automate ist der Automatisierungsdienst von Microsoft und Teil der Power Platform. Ein Cloud-Flow ist ein Ablauf in der Microsoft-Cloud, der durch ein Ereignis, einen Zeitplan oder einen Klick startet. Anbindungen an andere Dienste heissen Konnektoren (Standard oder Premium). Desktop-Flows sind Robotic Process Automation (RPA): Software bedient ein Windows-Programm wie ein Mensch mit Maus und Tastatur.
Die Stärke liegt in der Nähe zu Microsoft 365: Anmeldung über Microsoft Entra ID und Genehmigungen direkt in Outlook oder Teams. Die Grenze zeigt sich bei anderen Systemen: Premium-Konnektoren wie HTTP und SQL Server, eigene Konnektoren und das lokale Datengateway für Systeme auf eigenen Servern sind nicht in Microsoft 365 enthalten.
n8n
n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung, in der Sie Abläufe aus Bausteinen, sogenannten Nodes, zusammensetzen. Es gibt fertige Nodes für viele Dienste, auch für Outlook, Teams und SharePoint, und der HTTP-Request-Node ruft praktisch jede REST-Schnittstelle auf, also die übliche Programmierschnittstelle von Webdiensten.
n8n ist stark bei Integrationen über Systemgrenzen hinweg, beim Umformen von Daten und bei KI-Schritten. Die Kehrseite: Im Eigenbetrieb verantworten Sie Updates, Sicherungen, Überwachung und Sicherheit; n8n selbst empfiehlt ihn nur mit entsprechendem Fachwissen.
Lizenzen – was inbegriffen ist und was nicht
Power Automate
Viele Microsoft-365-Lizenzen erlauben Cloud-Flows mit Standardkonnektoren, etwa für Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Excel Online, mit einem tieferen täglichen Aktionslimit als die Premium-Lizenz. Nicht enthalten sind Premium- und eigene Konnektoren, das lokale Datengateway, RPA und AI Builder. Dafür gibt es:
- Power Automate Premium pro Person: Premium- und eigene Konnektoren, Datengateway, RPA am eigenen Arbeitsplatz (attended) und Process Mining.
- Power Automate Process: lizenziert einen einzelnen Cloud-Flow unabhängig von Benutzerlizenzen oder eine Maschine für unbeaufsichtigte RPA.
- Power Automate Hosted Process: RPA auf Maschinen, die Microsoft betreibt.
n8n
Die Community Edition ist kostenlos und wird selbst betrieben. Sie steht unter der Sustainable Use License: Nutzung und Anpassung für eigene interne Geschäftszwecke sind erlaubt, ebenso Einrichtung und Betreuung durch einen Dienstleister. Nicht erlaubt ist zum Beispiel, n8n als Dienst anzubieten, in dem Ihre Kunden eigene Workflows bauen.
n8n Cloud mit den Plänen Starter, Pro und Enterprise betreibt n8n für Sie; die Daten liegen laut n8n auf Servern in Frankfurt. Im Eigenbetrieb bieten erst die kostenpflichtigen Editionen Business und Enterprise Single Sign-on (SSO), also die Anmeldung mit dem Firmenkonto, sowie Versionsverwaltung mit Git und getrennte Umgebungen; externe Tresore für Zugangsdaten wie Azure Key Vault und das Weiterleiten von Protokollen (Log-Streaming) gibt es nur in Enterprise. Der Funktionsumfang ändert sich; massgebend ist der Vergleich der Editionen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
In Power Automate gehört jeder Flow zu einer Umgebung, einem Container mit eigenem Standort und eigenen Berechtigungen. Die Schweiz ist eine eigene Rechenzentrumsregion der Power Platform, und die Standardumgebung liegt am Heimatstandort Ihres Microsoft-365-Tenants. Wo Microsoft die Auswahl nach Makroregionen eingeführt hat, wählen Sie für neue Umgebungen eine Geografie wie «EU und EFTA», und Microsoft legt das Rechenzentrum darin fest; eine feste Region wie die Schweiz setzt dann Advanced Data Residency für alle Microsoft-365-Lizenzen voraus. Generative KI-Funktionen verarbeiten Daten aus Schweizer Umgebungen laut Microsoft innerhalb der EU-Datengrenze, sofern Sie die Datenübertragung zwischen Regionen zulassen.
Bei n8n wählen Sie den Ort selbst, zum Beispiel Ihr eigenes Azure-Abonnement in der Region Switzerland North (Zürich). Workflows, Zugangsdaten und Ausführungsdaten bleiben dort, sofern auch Datenbank und Speicher dort liegen.
Für beide gilt: Jeder angebundene Dienst verarbeitet Daten dort, wo er läuft, auch ein KI-Modell. Bei Azure OpenAI bestimmt der Bereitstellungstyp, ob global, in einer Datenzone oder in einer bestimmten Geografie verarbeitet wird; mehr dazu im Beitrag KI mit Datenstandort Schweiz. Nach dem revidierten Datenschutzgesetz (nDSG) prüfen Sie insbesondere die Verträge mit Auftragsbearbeitern und jede Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland.
KI in den Abläufen
In n8n verbindet der AI-Agent-Node ein Sprachmodell mit Werkzeugen, also Aktionen wie einer Suche oder einem Listeneintrag, und der Agent entscheidet, welche er nutzt. Das Modell wählen Sie frei, etwa Azure OpenAI (in n8n heute «Microsoft Foundry Chat Model») oder ein lokal betriebenes Modell über die Software Ollama. Bestimmte Werkzeugaufrufe kann eine Person vorher freigeben, zum Beispiel über Teams oder Outlook.
In Power Automate beschreiben Sie einen Ablauf in Alltagssprache, und Copilot schlägt Auslöser und Aktionen vor; laut Microsoft ist Copilot für Englisch optimiert. Für KI-Schritte im Ablauf gibt es AI Builder, etwa für Rechnungen, Belege und Texterkennung sowie für eigene Anweisungen an ein Sprachmodell (Prompts). Ein Flow mit AI-Builder-Aktion ist ein Premium-Flow, und der Verbrauch läuft zunehmend über Copilot Credits: Neukunden können seit dem 1. November 2025 keine AI-Builder-Kapazität mehr kaufen, und ab dem 1. November 2026 enthalten neue oder erneuerte Lizenzen keine AI-Builder-Credits mehr.
Governance – wer darf was?
In der Power Platform steht die Standardumgebung allen lizenzierten Personen offen und ist laut Microsoft nicht für produktive Abläufe gedacht; geschäftskritische Flows gehören in eine eigene Produktionsumgebung. Datenrichtlinien, auch DLP-Richtlinien genannt, teilen Konnektoren in «Geschäftlich», «Nicht geschäftlich» und «Blockiert» ein; Konnektoren aus verschiedenen Gruppen lassen sich nicht im selben Flow kombinieren.
In n8n regeln Rollen und Projekte, wer welche Workflows und Zugangsdaten sieht; in der Community Edition fehlen Projekte und das Teilen. Zugangsdaten speichert n8n verschlüsselt. Ohne den Schlüssel lassen sie sich aus einer Sicherung nicht entschlüsseln, deshalb gehört er mit der Datenbank ins Backup.
Entscheidungshilfe
| Kriterium | Power Automate | n8n |
|---|---|---|
| Betrieb | Microsoft-Cloud, keine eigene Infrastruktur | Eigenbetrieb, etwa in Azure in der Schweiz, oder n8n Cloud |
| In Microsoft 365 enthalten | Cloud-Flows mit Standardkonnektoren | Nein; Community Edition kostenlos im Eigenbetrieb |
| Fremdsysteme, eigene Schnittstellen | Premium- oder eigene Konnektoren mit Premium-Lizenz | HTTP-Request-Node in allen Editionen |
| Alte Windows-Programme | Desktop-Flows (RPA) | Keine Desktop-Automatisierung |
| KI-Schritte | AI Builder (Premium), Copilot Credits | AI-Agent-Node mit frei wählbarem Modell |
| Governance | Umgebungen und Datenrichtlinien | Rollen und Projekte; SSO und Git ab Business |
| Abrechnung | Pro Person, pro Flow oder pro Maschine | Kostenpflichtige Pläne nach Ausführungen |
Power Automate passt, wenn:
- der Ablauf hauptsächlich in Outlook, Teams, SharePoint oder Excel stattfindet
- Standardkonnektoren genügen
- ein altes Windows-Programm per RPA bedient werden muss
n8n passt, wenn:
- Branchensoftware, Webshops oder eigene Schnittstellen beteiligt sind
- KI-Schritte eine freie Modellwahl brauchen
- Sie den Betriebsort selbst bestimmen wollen
Oft ist die Antwort beides. Ein Beispiel: Eine Liegenschaftsverwaltung liest mit n8n Rechnungen aus einem Postfach, lässt Lieferant, Betrag und Fälligkeit per KI auslesen und schreibt sie in eine SharePoint-Liste. Ein Power-Automate-Flow mit Standardkonnektoren startet daraus die Freigabe in Teams.
So gehen Sie vor
- Listen Sie drei bis fünf wiederkehrende Abläufe auf, mit Auslöser, Systemen, Datenarten, Menge und den Personen, die freigeben.
- Prüfen Sie Ihre vorhandenen Lizenzen und welche Konnektoren jeder Ablauf braucht.
- Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden dürfen, und prüfen Sie die Region Ihrer Umgebungen.
- Ordnen Sie jeden Ablauf einem Werkzeug zu; wählen Sie bei n8n Betriebsart und Edition.
- Setzen Sie einen Ablauf als Pilot um, mit verantwortlicher Person und Fehlermeldung, und vergleichen Sie Aufwand und Korrekturen vorher und nachher.
- Legen Sie die Regeln fest, bevor Sie ausbauen: Umgebungen und Datenrichtlinien beziehungsweise Rollen, Sicherung und Versionierung.
Wir helfen Ihnen, Ihre Abläufe einzuordnen und das passende Werkzeug sauber aufzusetzen – mehr dazu unter KI & Automatisierung. Haben Sie einen konkreten Ablauf im Kopf, schreiben Sie uns. Ein Praxisbeispiel zeigt unser Beitrag KI im Treuhandbüro.